Case Study
Hybrid-Event-Platform
Situation: Berliner Event-Agentur und Uprise9 pitchen gemeinsam für größtes Hybrid-Corporate-Event der Agentur
Lösung: Gemeinsamer Pitch mit Custom-Event-Platform – Agentur + Tech als Komplettlösung
Ergebnis: Pitch gewonnen, Event erfolgreich, Agentur etabliert sich im Digital-Event-Markt
Quick Facts
Event-Größe: 2.000 Teilnehmer Hybrid-Event – größtes Projekt der Agentur
Tech-Scope: Custom-Platform als Plattform für zukpnftige Events
Impact: Agentur etabliert sich als Premium-Hybrid-Event-Spezialist
Follow-up: 6 weitere Enterprise-Events als bewährtes Team
Die Opportunity
Hybrid-Event-Pitch
Ausgangslage
Berliner Event-Agentur (25 MA) – stark bei Live-Events, will in Digital-Events expandieren. Opportunity: Großkonzern sucht Agentur für Enterprise-Hybrid-Event – eines der größten Corporate-Events des Jahres.
Die Anforderungen
Client-Briefing:
- 1.000 Teilnehmer vor Ort + ca. 1.000 online
- Echte Interaktion zwischen beiden Gruppen
- Live-Streaming mit Q&A-Integration
- Digitales Networking mit Matchmaking
- Real-time Analytics für Marketing-Team
- Gamification mit Belohnungssystem
Agentur-Erkenntnis: „Das ist größer als Standard-Zoom-Events. Hier brauchen wir echte Tech-Expertise.“
Der gemeinsame Pitch-Ansatz
Event-Agentur: „Wir können das Live-Event perfekt. Aber für die Digital-Integration holen wir Uprise9 dazu.“
Uprise9: „Custom-Event-Platform, die genau zu eurem Event-Konzept passt.“
Großkonzern sucht Agentur für Enterprise-Hybrid-Event
Pitch-Vorbereitung
Ein Team, zwei Expertisen
Gemeinsame Konzept-Entwicklung
Woche 1: Event-Agentur entwickelt Live-Event-Konzept, Uprise9 skizziert Platform-Features
Woche 2: Gemeinsame Abstimmung – wie verzahnt sich Live mit Digital?
Woche 3: Pitch-Deck gemeinsam erstellen, Rollen für Präsentation verteilen
Die Pitch-Strategie
Event-Agentur präsentiert: Gesamtkonzept, Live-Experience, Teilnehmer-Journey
Uprise9 präsentiert: Tech-Features, Platform-Demo, Integration mit Live-Event
Gemeinsam: Q&A, Budget-Aufstellung, Timeline
Pitch-Day Erfolg
Client-Feedback: „Endlich eine Agentur, die Live-Events UND Digital-Plattform aus einer Hand kann. Das überzeugt uns.“
Pitch gewonnen! Konkurrenz hatte nur Standard-Tools angeboten.
Umsetzung: Professionelle Zusammenarbeit
Projektaufteilung
Event-Agentur: Location, Catering, Moderation, Live-Regie, Teilnehmer-Management
Uprise9: Platform-Development, Streaming-Integration, Tech-Setup, Support
Gemeinsam: User-Journey-Optimierung, Content-Integration, Event-Timing
Development-Phase (8 Wochen)
Woche 1-3: Platform-Grundfunktionen – Streaming, Chat, Networking
Woche 4-6: Event-spezifische Features – Gamification, Analytics, Branding
Woche 7-8: Integration-Tests mit Event-Equipment, Stress-Tests
Last-Minute-Flexibilität
3 Tage vor Event: Client wünscht spontan Breakout-Sessions für Online-Teilnehmer
Uprise9-Response: Feature binnen 24h entwickelt und getestet
Agentur-Relief: „So flexible Tech-Partner hatten wir noch nie.“
Event-Day
Reibungslose Umsetzung
Live-Anpassungen
12:30: Mehr Online-Teilnehmer als erwartet – Live-Skalierung der Server
15:00: Client wünscht zusätzliche Poll-Fragen – binnen 5 Minuten implementiert
17:30: Spontane Verlängerung um 30 Min – Platform passt sich automatisch an
Event-Erfolg
2.300 Teilnehmer (300 mehr als geplant), 96% Zufriedenheit, 1.200+ neue Business-Kontakte über Platform.
Summary
Das Ergebnis
Event perfekt gelaufen – keine technischen Probleme
Client begeistert – „Bestes Corporate Event, das wir je hatten“
Team-Performance – Live-Event + Digital perfekt verzahnt
Neue Kompetenz – Agentur jetzt „Hybrid-Event-Experten“
Langfristige Partnership-Benefits
12 Monate später:
6 weitere Enterprise-Hybrid-Events gemeinsam gewonnen
Verdreifachung der Digital-Event-Revenue der Agentur
Premium-Positionierung – Agentur kann jetzt Top-Enterprise-Events pitchen
Branding-Erfolg – etabliert als „Die Hybrid-Event-Spezialisten“
Platform-Evolution
Event 2: Pharma-Kongress: Erweitert um wissenschaftliche Poster-Sessions für 1.500 Teilnehmer
Event 3: Sales-Meeting: KI-Networking basierend auf Job-Funktionen für globales Sales-Team
Event 4: Produkt-Launch: AR-Produktdemos für Online-Teilnehmer bei internationalem Launch